Därför skall du kommunicera mera – digitalt!

2015-05-04

Aldrig har så många använt digital kommunikation i sitt projektarbete – ändå finns det så mycket kvar att förbättra!

Samtidigt diskuteras, till exempel på Projektverktygsdagen i år, att vi måste kommunicera bättre, men sällan tar man upp hur och varför det är viktigt att göra detta digitalt – på ett konkret sätt.

Mina personliga reflektioner kirng detta tema är:

– Trots masstillgänglighet till sociala medier, email, nyhetssiter, externa webbar och en allt enklare produktion av strömmad media utan större krav på utrustning så stödjer vi på kommunikationshinder. Vi kan till och med känna oss överväldigade av mängden information och de olika kanaler som finns att tillgå.

– De vanligaste projektmodellerna som PPS, får du idag på ”digital burk”, en enkel och lätttillgänglig källa till kunskap, inspiration och kommunikationsstöd. Se till exempel Carina Bredbergs och Anna Burac, PPS konsulter, www.tieto.se/pps

– Tillgång till allt fler digitala stödverktyg till ett allt lägre pris och med smarta funktioner för både ovana och vana användare finns att välja på, till exempel Microsoft Project Online, www.microsoft.com/project som inkluderar praktiskt användbara sociala kommunikationsfunktioner.

– Allt fler bidrar med sina erfarenheter genom att paketera appar för allt från telefoner till affärssystem eller erbjuder paketerade tjänster vilket skapar flexibilitet och möjlighet att tillgodose specifika behov, se till exempel www.projectserverplus.com

Och ändå misslyckas vi fortfarande med kommunikationen i projekt. Hur kan det vara möjligt?

 

Några av mina spaningar från kunder som lyckas med sin digitala kommunikation i sin projektorganisation är:

– Låt inte enskilda projekt bestämma över hur baskommunikation skall hanteras. Sätt en minsta gemensam standard i verksamheten som gäller alla, även externa leverantörer.

– Se till att digitalisera kommunikationen! Det möjliggör sökbarhet, samarbete, återbruk och spårbarhet.

– Inkludera externa parter i kommunkationsplattformen – acceptera inte att kommunikation sprids som agnar för vinden utan samla den så att den blir en del av den totala erfarenheten och upplevelsen.

– Se de digitiala kommunikationsredskapen som en möjlighet att dokumentera. Men glöm inte att allt inte behöver sparas utan våga städa!

– Pröva gärna något nytt inom ramen för projekt, men gör det strukturerat och med målet att det på sikt skall kunna göra nytta för många i organisationen.

Och – tänk på – precis som Jardenberg säger på Projektverktygsdagen – du kanske redan har tillgång till de verktyg du behöver men du behöver börja använda dem strukturerat och uthålligt för att få full nytta!