Vill du att vi skickar dig månadsbrev berätta gärna det för oss. Här är ett ex på våra månadsbrev.
Hej!
Vi alla på Visuell Planering och Praktisk PPM önskar alla som läser detta nyhetsbrev en riktigt God Jul och ett Gott Nytt År.
Julen för många av oss innebär stor glädje med värme och gemenskap, så är det inte för alla.
Vi tänker i vinter särskilt på unga såväl som gamla som inte har ett hem och stödjer därför Stadsmissionens arbete för hemlösa i Stockholm och Göteborg.
I månadens brev finner du vidare råd om hur lyckas med programstyrning, info om nya appar till Project Online, tankar om kommunikationsutmaningar, inbjudningar till utbildningar och event och till sist två korta filmer med projektsnillen som spekulerar.
Utmaningar med programstyrning
Magnus Holmlid, VD, Visuell Planering, har ordet
Många verksamheter har fått spännande utmaningar att leverera initiativ
och investeringsprojekt som program. Att leda, koordinera och följa upp
program ger nya möjligheter!
Så vilka utmaningar finns med programstyrning? Nedan sammanfattar vi några av dem vi oftast stöter på hos våra kunder, stora som små:
1. Bryt ner programmet i levererbara projekt
Genom att bryta ner och dela upp leveranserna i programmet i levererbara komponenter, tjänster och produkter med tydliga delmål, skapas
underlag för tydlig kommunikation och samordning med interna och externa intressenter. Samtidigt skapas tydliga spelplaner för de ingående
projektens leveranser.
2. Minska komplexitet och öka flexibilitet
Som entusiastiska programledare är det lätt att se beroenden överallt. Som projektledare i ett program är det lätt att vilja säkra sitt eget projekt
genom beroenden, interna eller externa såväl som reella och icke reella. Ta hjälp av varandra i programmet och se till att aktivt reducera beroenden
inom programmet. Då minskar komplexiteten och projekten får tydliga och väl avgränsade leveranser med större flexibilitet.
3. Fokusera på samordning och samarbete.
Programmet har sina mål och ingående projekts mål är en konsekvens av dessa. För att lyckas behöver programmet fokusera på samordning och
samverkan så att projekten bereds väg att leverera och att utrymme skapas inom programmet för att absorbera förändringar och skapa tydlighet i
verkliga avvikelser och bra prognosarbete avseende leveranstid, kostnad, resurs/kompetens och resultat. Kvalitetssäkringen är A och O i programmet.
4. Skapa enkla och tydliga arbetssätt för mätning och styrning internt och externt.
För att skapa ett gemensamt dialog- och beslutsunderlag behöver enkla och mätbara mål med gemensamma arbetssätt komma på plats tidigt i programmet.
Helst redan under idé eller förstudie/förprojekt. Några arbetssätt som är bra är
A. statusrapportering med fokus på väg framåt och prognos, veckovis eller månadsvis. Tänk på att det är viktigt att kunna följa statusförändring över
tid så att det är möjligt att dra lärdomar redan under programmets gång.
B. Gemensam mätning av samordnade leveranser i programmet. Hur beskriver vi dessa och hur fångar vi prognos?
C. Se till att externa parter är samordnade och bidrar i arbetssätten på samma villkor som interna – då ges bästa förutsättningar för kommunikation
och samordning.
Har ni ett eller flera program i er verksamhet och vill veta mer hur ni kan komma ett steg längre med ett bra digitalt stödverktyg?
Kontakta oss , kom på ett event (se eventlista nedan).
Ny App till Microsoft Project Online
Den 15 december släppte vi version 2 av vår app PDP+
PDP+ hjälper dig att visualisera och säkerställa informationshantering i till exempel Business Case och Highlight-rapporter i Project Online.
Inom kort kommer mer information om PDP+ på vår web, men om du redan nu är intresserad, slå en signal eller hör av dig så visar vi gärna mera!
Följ gärna vårt nyhetsbrev, vi släpper nu appar successivt och kommer berätta lite mer om apparna här.
Kommunikation är viktigt för att lyckas med projekt
Valentino Berti, gästskribent
IT-Management konsult och medlem i konsultföreningen IAMCP
Att arbeta i projekt och ingå i tillfälliga grupperingar och organisationer har blivit allt vanligare idag. Att kunna organisera kommunikationen till de olika intressenterna i ett projekt är en utmaning.
Intressenter är t.ex. uppdragsgivaren, styrgruppen, delprojektledare, projektdeltagare samt användarna och
allmänheten i publika projekt.
Individerna i intressentgrupperna kommer med olika bakgrund, olika yrkeskulturer med olika fackspråk,
från olika länder med olika språk och alla dessa skall informeras på rätt nivå, inte för lite men inte heller för mycket.
– Det har jag aldrig hört, kan en projektledare få höra från en projektmedlem eller annan intressent.
Att då i efterhand plocka fram ”bevis” gör ingen större skillnad. Då är det bättre att förekomma genom att använda
IT-verktyg som underlättar kommunikationen och levererar den på mottagarens villkor. För vissa kan det vara
bättre att få höra informationen och kanske flera gånger (via t.ex. Skype for Business med inspelningsfunktion)
medan andra behöver få läsa den (t.ex. SharePoint i Microsoft Office365).
Ordet ”kommunikation” kommer förresten från latinets ”comunis” som betyder ”gemenskap” och en
projektledare måste finna gemenskap med inblandade intressenter.
Välkommen till någon eller några av våra Webinarier, utbildningar eller konferenser
Välkommen att delta i våra evenemang, t ex det som handlar om Projektledarens nya vardag,
Projektledarens vardag i en ständigt föränderlig omvärld. Helena Onsjö från Microsoft guidar oss genom en projektledares dag, här tillsammans med Stefan Håkansson från Visuell Planering.
Du hittar detta event och en rad andra under Aktuellt.
Att se och lyssna på nätet:
Visuell Planering har fått två besök i början av december som är inspelade och som går att se och lyssna på;
1. Magnus Holmlid samtalar med Henrik Byström, produktmarknadschef Microsoft Office 365, om projektledarens nya digitala vardag
2. Partnerföreningen IAMCP intervjuar Magnus Holmlid, VD på Visuell Planering & Praktisk PPM AB