Earned Value – ta uppföljning på allvar när det behövs
Vi får då och då frågor om Earned Value-uppföljning av projekt. Ibland handlar det bara om ett visst diagram man vill se, men ofta finns det en bakomliggande frustration. Man tycker sig inte se tillräckligt värde av sitt arbete med att följa upp sina planer. Earned Value kan för en del organisationer och projekt vara en lösning. Så vad är då Earned Value? Vad ger det? Och hur gör man?
Vad är Earned Value?
Ett sätt att uttrycka det enkelt är att Earned Value är ett sätt att göra en uppföljning som tar hänsyn till både kostnader och värdet av arbetet som är utfört. En vanlig definition lyder:
”The value of the useful work done at any given point in a project ”
Metoden har sina rötter i det amerikanska försvaret och har sedan 80-talet varit en vanlig företeelse i framförallt infrastruktur- och energiprojekt.
Vad tillför Earned Value till ett projekt, en organisation eller en beställare?
En vanlig kostnadsuppföljning bygger en enkel jämförelse mellan budget och utfall. Alltså att jämföra budgeten för projektets tre första månader med utfallet eller titta på hur många procent av den totala budgeten som gått åt. Ofta görs också en separat rapportering som handlar om tidplanen och prognos för slutdatum, alltså vad som blivit gjort och vad det får för konsekvenser.
Earned Value är ett sätt att på ett strukturerat och standardiserat sätt kombinera uppföljningen av kostnader med vad som blivit gjort. Så strukturerat att det blir jämförbart för olika projekt.
I korthet visar diagrammet ovan:
- Grått: BCWS =Budget cost of Work Scheduled, kallas ibland Planned Value (PV)
- Orange: BCWP=Budget Cost of Work Performed, kallas ibland Earned Value (EV)
- Blå: ACWP=Actual Cost of Work Performed, kallas ibland Actual Cost (AC)
I kurvan över tid ser vi att ACWP (Actual Cost) är högre än BCWP (Earned Value). Det innebär att projektet drar över budgeten, dvs att det kostar mer att få ut resultatet än tänkt.
Samtidigt visar det faktum att BCWP (Earned Value) är lägre än BCWS (Planned Value) att projektet ligger efter tidplanen.
I kurvan ser vi när i projektet detta sker och Earned Value-uppföljningen skulle gett oss möjlighet att agera tidigare. I konceptet med Earned Value finns också värden för CPI (Cost Performance Index) och SPI (Schedule Performance Index) som kan användas som KPI:er.
Hur gör man?
Allt som behövs finns inbyggt i MS Project, så egentligen är det helt upp till dig. Grundkraven är följande:
- Du behöver en plan som avspeglar någon form av leverabler eller delmoment som ska slutföras i projektet.
- Planen behöver innehålla tidsfördelta kostnader, antingen i form av resurser med pris per timme eller andra typer av kostnader.
- Planen måste ha en Baseline som definierar överenskommen budget och tidplan.
Jaja. Det där var ju ganska basic tänker du nu. Stämmer. Sedan kommer det jobbiga.
- Planen måste hållas uppdaterad med framdrift *och* allt släpande arbete måste planeras om framåt i tiden. Det duger alltså inte att ha en plan som innehåller ogjort arbete i förfluten tid.
Visuell Planering har ett kort webinar om den 31 januari om hur du jobbar med Earned Value i Microsoft Project .
Välkommen att delta.Vi kommer också att spela in seminariet så att det går att se i efterhand.