I den digitala tidsåldern förutsätts att projektledare själva klarar att hålla en tidplan uppdaterad i sitt projekt. Som stöd används digitala dokument, aktivitetslistor, planeringstavlor och olika typer av scheman som grafiskt representerar tidplanen tidsorienterat som till exempel kalendrar eller Gantt-scheman.
Samtidigt skall projektledaren dela sin tid mellan olika ansvarsområden och åtaganden i projektet.
Om man tar den enkla projekttriangeln så kan man ju anta att en projektledare lägger 30% av sin tid på uppgifter relaterade till leveranstid, en tredjedel relaterat till pengar och resurser, en tredejdel till Sc ope (Funktion). (Se mer om detta i separat blogg!)
Hur många aktiviteter är det då rimligt att en projektledare kan sköta på en deltid?
För en helt ovan projektledare tänker jag mig att det vanligaste svaret blir:
– Så många aktiviteter som du kan överblicka på en skärmbild!
Anledningen är att då får vi överblick, informationen upplevs som komplett och ingen information är ”dold”.
På samma sätt som projektledaren, kan vi resonera för andra roller som deltar i projektet:
– Sponsorer vill ha överblick på ”en sida” av helhetsåtagandet och dess status och åtgärdsområden
– Teammedlemmarna vill se sina åtaganden överblickbara, samlade och fokuserade
– Linjecheferna vill se sina medarbetares åtaganden tvärs alla projekt överblickbart och samlat!
Information mer än en skärmbild nödvändig?
I många projekt är den totala infomrationsmängden utifrån en analys av de olika deltagande rollernas behov totalt sett, större än vad som kan rymmas på en skärmbild. Helheten består av mer information än vad som beskrivas på en skärmbild.
Det är ju då som våra digitala verktyg kommer till sin rätt, genom att ge oss möjlighet att strukturera information så att den kan filtrera fram den viktigaste informationen för en roll eller för ett ändamål!
Några uppenbara sätt att filtrera informationen är till exempel:
– Detaljeringsgrad på aktiviteter
– Tidsperiod
– Status på aktivitet som klar, blockerad, pågående, framflyttad
– Framdrift, som färdigställandegrad samt prognos
Exempel 1 – projekt och projektteam
Vi vill bara se de detaljerade aktiviteter vi gjort klart eller strax skall påbörja när vi arbetar med daglig styrning i vårt team eller i projektet. Ofta betyder detta att vi vill titta en vecka eller en månad bakåt i tiden samt kanske två till sex veckor framåt i tiden. Allt annat lägger vi åt sidan!
Exempel 2 – Projektledning och uppdragsgivare:
Här vill vi se leverabler som är klara, blockerade och som snart skall startas. Prognos för färdigställande och prognos för omfattning och behov i närtid. Här handlar perspektivet ofta om en månad bakåt i tiden och kanske några månader framåt.
Exempel 3: Omplanering och omprioritering av projektet:
Tillsammans med vår kund/uppdragsgivare behöver vi kunna göra scenarioanalyser för att omplanera och omprioritera vägen framåt. Då vill vi kunna betrakta hela leveransen utifrån ett helhetsperspektitv på grov nivå och prova vilka olika vägar framåt som ger vilka möjligheter. Då tittar vi på leverabler och grova iterationer i vår leverans samt kanske på en hög nivå vilka överlämningar mellan olika team och leverantörer som är kritiska.
Exempel 4: Prioritering och hantering av Projektportföljen
När vi prioriterar vår organisations åtaganden behöver vi stöd för att se huvudåtaganden, huvudleverabler och en grovt tänkt iterativ väg framåt, varför vi är blockerade och ha en förmåga att grovt bedöma prognos och behov framåt. Här tittar vi ofta på leveransförmåga av delresultat på kanske månads- eller kvartalsnivå. Bedömning av kundnytta spelar stor roll för prioritering och bedömning.
Helhet och detaljer
Samtidigt blir ofta vår beskrivning av vägen i projektet med nödvändighet mer omfattande än en skärmbild. Men med hjälp av att beskriva åtagandet så att vi kan visa information på olika detaljeringsnivåer, filtera ut det som händer under olika tidsperioder och skapa vyer som visar det som är relvant för olika målgrupper kan vi behålla fokus och intresse.
Möjliggör Samarbetsorienterad planering med digitalt stöd!
Många projektledare tror också att det är deras uppgift att hantera tidplanen själva. Min erfarenhet är att de projektplaner som är mest relveanta och har den bästa bedömningen och prognosen är de där de som är ansvariga för ett åtagande också deltar i bedömning, uppföljning och prognos.
Då agerar projektledaren facilitator för att de som vet bäst också gör sin bästa bedömning!
Då kan återigen de digitala systemens födelar användas på ett pragmatiskt sätt genom att ge möjlighet till samarbetsorienterad planering och prognosticering.
Helt plötsligt är det inga problem för en projektledare att hantera och följa tusentals aktiviteter i en tidplan längre!