Vi kan bara hålla med och ser att detta många gånger varken går att skylla på projektledare eller styrgrupper utan oftare beror på:
- Avsaknad av digitalt stöd till gemensam förväntad minsta standard för informationshantering i projektorganisationen: Kort och gott ställs otillräckliga standardiseringskrav på projektledare och styrgrupper
- Mätning av informationshanteringen är svår att genomföra utan detta digitala stöd. Avsaknad av mätning gör att det är mycket tyckande och lite vetande.
- De förväntade arbetssätten/standards följs inte upp och ges ingen bra digital och visuell ledstång. Det som följs upp och mäts kan förbättras och förenklas.
- Rapportering och informationshantering ses i sämsta fall som waste och i många fall enbart som ett nödvändigt ont.
Vi ser att de av våra kunder som satsar på att digitalisera sin informationshantering mellan projekt och styrgrupp har mycket att vinna:
- – Förväntningarna på informationshanteringen förtydligas genom en minsta gemensam standard genom hela organisationen. Därigenom ökas standardisering och fokus ökar på det som är viktigt.
- – Gemensamma krav gör att processen tydliggörs och #digitalprojektstyrning blir en ledstång i arbetssättet.
- – Det digitala stödet ger fokus på att information hålls ajour och tillgänglig. Själva rapporteringen blir en enkel automatiserad funktion. Därmed ökar värdet och arbetssuppgifter går från waste till värdegenererande analys och dialog om väsentligheter.
- – Mätbarhet och spårbarhet följer med på köpet med de digitiala verktygen. Då ges både projektledare och styrgrupper underlag för att ständigt förbättra sina arbetssätt och föra förbättringar vidare till hela organisationen.
För de som sett nyttan av att införa #digitalprojektstyrning så är detta en självklarthet i dagens verktyg, till exempel genom PS+ med Project Online.
Där erbjuds enkel visuell rapportering till olika målgrupper som baseras på den information som redan (borde) hanteras i projektorganisationen.
Det är lika självklart att dessa digitala stödverktyg är konfigurerbara till olika best-practice metoder och arbetssätt, som till exempel baserade på Prince2, PMI, PPS, Agilt mm
Och – har man ett standardiserat arbetssätt att utgå från så kan det naturligtvis i den standarden ingå en avgränsad plats för det unika eller kreativa!
Genom digital informationshantering i projektorganisationer ges på så sätt möjlighet att förvandla administrativt arbete och stödprocesser till värdeskapande aktiviteter!
Är du nyfiken på vad som krävs för #digoitalprojektstyrning för er?
Kontakta Ann-Charlotte Båth!