Det har ganska länge nu varit mycket tjohej kring begreppet IT Governance. Gartner, www.gartner.se/itgovernance har till exempel gjort många rapporter i ämnet. Men hur är det med IT stöden för IT governance och skiljer det sig från behov inom andra verksamhetsdelar?
Ofta pratar vi ju mer generellt om Portfolio Governance, se till exemepl www.pmi.org och deras processer kring program och portfölj.
Då avser vi ju hur en organisation får mest nytta och nöje från de investeringar som görs i befintliga och nya produkter och tjänster, genom initiativ, program, projekt, uppdrag och aktiviteter. Ofta med ledningsgruppen som ivrig påhejare med projektkontor, projektledare och resursägare som supportskara.
Är då inte IT Governance bara att vi applicerar detta tänk – fast bara på verksamheten IT – ungefär som om vi valde ut till exempel R&D eller Produktionsavdelningen?
Samtidigt blir IT en allt viktigare roll och blir alltmer inbäddad, inte bara i den interna verksamheten, utan också i de produkter och tjänster som tas fram av andra delar av verksamheten. Det blir svårare att se var IT börjar och var IT slutar så att säga. Och därmed blir det fler intressenter som har idéer och behov av IT.
Ett enkelt fall kan ju se ut så här: Ett nytt systemstöd för säljstöd implementeras tillsammans med ett smart arbetssätt för att säkerställa en god kundresa. När systemstödet tas i drift lämnas det över till en förvaltningsorganisation och ett arbetssätt för att hantera nya behov, mindre förbättringar, felrättning samt användarstöd sätts på plats. Budgeten för säljsystemet styr nu hur mycket av dessa som kan införas per år, efter avdrag för drift, hårdvara och licenskostnader. Inom budgeten för kundresetjänsten prioriterar man nu mellan de olika felrättningarna, driften och nya funktioner för att maximera nyttan för kunderna och säljarna. Tillsammans med alla andra systemstöd skapas nu kanske stordriftsfördelar kring driften, supporten och de dagliga rutinerna som kan dela på gemensamma plattformar och uppgraderingar mm.
Att ställa detta systemstöds nyttor mot andra systemstöds nyttor, ROI och TCO blir nu ett stöd för att ständigt förbättra verksamheten och skapa kostnadseffektiviseringar. Efterhand kan stödet utökas med vilka andra system som påverkas, vilka teknologier eller processer/arbetssätt eller roller som påverkas om en viss förändring genomförs så att förändringsarbetet kan genomföras strukturerat och påbörjas i tid.
För detta behövs naturligtvis ett stödsystem så att jämförelser och nyttor kan jämföras skalenligt och bra beslutsunderlag tas fram med olika alternativ.
Vad ska man då tänka på när det gäller IT stöd för IT Governance?
IT Governance – Fem tips för ett bra digital arbetssätt
– Det ska vara enkelt att skapa och förändra mallar för olika förvaltningsmodeller som PM3 eller ITIL och samtidigt kunna beskriva leveransmodeller för projekt, program och uppdrag enligt en eller flera samtidiga modeller.
– Hantera både förvaltningsplaner med aktiviteter likväl som projekt, program och uppdrag i samma lösning
– Det skall finnas alternativa arbetssättstöd: Iterativt, Agilt, Kanban
– Det skall finnas stöd för prioritering mellan strategiska, finansiella samt nyttoorienterade parametrar
– Det skall vara enkelt att förändra nödvändiga parametrar över tid: De KPI:er som var viktiga igår är oviktiga imorgon.
– Det skall gå att skapa beroende objekt till aktiviteter, planer och projekt för beroendeanalys
– Det skall vara enkelt att skapa rollbaserade rapporter
Behövs specialverktyg för IT governance?
Vi har god erfarenhet att tillämpa arbetssätt för IT Governance med stöd av PS+, www.projectserverplus.com, med Project Online, www.microsoft.com/project och produkterna inom Office365, www.microosft.com/office . Vi menar att man kommer mycket långt med denna konfigurerbara standardplattform. För verkligt unika behov utvecklar vi idag appar mot de öppna programmeringsgränsnitt som Microsoft tillhandahåller.
/Magnus Holmlid