Digitalisering av portföljhantering på Tekniska Kontoret i Örebro Kommun
Bakgrund
Park och Gata på Tekniska förvaltningen bygger teknisk infrastruktur i staden.
Projekt med olika storlek, allt från busshållplats till byggnation av en helt ny stadsdel.
180 parallella pågående projekt inom Park och Gata på Tekniska Kontoret.
Under 2017 – 2018 Infördes Projektil som projektstyrningsmodell.
Utmaningen i teknikmiljön
– Mappstrukturer med 150 användare med läs- och skrivrättigheter. Förteckning över vilka som hade vilka rättigheter saknades.
– Dokumentation kunde försvinna.
– Problem med att dela dokument med externa partner dvs leverantörer och entreprenörer.
– Transparens mellan beställare och utförare inom kommunen saknades, man jobbade i silos.
– Tekniska hjälpmedel för projektarbete var mestadels Excel och mail.
Behov
Portföljhantering för att koordinera olika projekt.
Så gjorde vi
Identifierade behov, tog hjälp av verksamhetsutvecklare och IT. Startade en pilot med Project Online, efter piloten gjordes en utvärdering.
Tekniska Förvaltningen var först ut med utrullning av Office 365, det var en bidragande faktor till att det gick att ta ett snabbt beslut att starta en pilot.
Utvärdering efter genomförd pilot resulterade i att köra igång med Project Online.
Vi ser alla portföljens projekt samtidigt. Vi kan sortera ut vilka som är i projekteringsfas och vilka projekt som krockar vid eventuell byggnation.
Vi slipper trafikkaos i Örebro
Lisbeth Svedberg – Projektledning, Park och Gata, Tekniska förvaltningen.
Vinster med att använda Project Online i Office 365
- Lättare att få överblick, koordinera trafikavstängningar. Gruppen som jobbar med trafikavstängningar kan nu koordinera alla trafikavstängningar och slipper trafikkaos i Örebro.
- För enheten är största vinsten att alla projekt drivs på ett likartat sätt. Det blir lättare att byta projektledare, man är inte personberoden, kunskapsöverföringen blir enklare.
Datat finns kvar i systemen, inte bara i medarbetarnas huvuden. - Underlättande vid introduktion av ny personal att det finns strukturerat sätt att arbeta med projektplanering.
- All data strukturerat på ett ställe, alla, just nu 110, användare kan komma åt allt sitt data via VPN.
Framför allt är Project integrerat i övriga Office-familjen så våra medarbetare känner igen sig miljön och den utveckling vi behöver göra av verktyget ligger inom ramen för verktygets standardlösningar. Vi behöver alltså inte lägga ner tid och energi på att bygga speciallösningar för att det ska fungera i vår verksamhet.
Lisbeth berättar mer på seminariet ¨Så bygger vi smarta städer¨, hos Microsoft den 11 december.
/Visuell Planering